Od 18.11.2015 wprowadzony będzie obowiązek inicjowania postępowania wieczystoksięgowego drogą elektroniczną. Będzie on dotyczył notariuszy, komorników sądowych oraz naczelników urzędów skarbowych. Dnia 02.02.2015 podpisana została ustawa z dnia 15.01.2015 o zmianie ustawy – KPC oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 218), która daje podstawy prawne dla dalszej informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego. Główne cele wprowadzonych zmian to:
- łatwiejszy i szybszy dostępu do sądu
- usprawnienie postępowania wieczystoksięgowego poprzez wykorzystanie systemu informatycznego
- zwiększenie bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami
Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe opierać się będzie, z niewielkimi wyjątkami na kluczowych zasadach „tradycyjnego” postępowania wieczystoksięgowego i w przyszłości ma stać się trybem dominującym w odniesieniu do bardziej czasochłonnych rozwiązań o „papierowym” charakterze.
Elektroniczna księga wieczysta
Pierwszym etapem informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego było stworzenie systemu elektronicznych ksiąg wieczystych tj. zinformatyzowanego, ogólnokrajowego rejestru, zawierającego informacje na temat stanu prawnego nieruchomości. Odbywało się to poprzez przenoszenie treści dotychczasowych ksiąg wieczystych do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Wdrażanie systemu elektronicznych ksiąg wieczystych przyniosło umożliwiło:
- dostęp do ksiąg wieczystych za pośrednictwem internetu
- wgląd i samodzielny wydruk odpisów ksiąg wieczystych
- wydruk wyciągów z ksiąg wieczystych
- wydruk zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej
- nadanie takim wydrukom mocy dokumentów wydawanych przez sąd, o ile posiadają one cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie ksiąg wieczystych
Obowiązek elektronicznego inicjowania postępowania
Zasadniczą zmianą wprowadzoną w związku z informatyzacją postępowania wieczystoksięgowego jest obowiązek inicjowania tego postępowania za pośrednictwem systemu informatycznego przez notariuszy oraz komorników sądowych i naczelników urzędów skarbowych jako organów egzekucyjnych.
W odniesieniu do notariuszy elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe ma dotyczyć każdego rodzaju wniosku zawartego dotychczas w akcie notarialnym i kierowanego do postępowania wieczystoksięgowego.
Jak jest teraz?
Do czasu wejścia w życie wprowadzanych zmian, notariusz sporządzający akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, jeżeli w swej treści zawiera on przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta. Notariusz zobowiązany jest przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu w terminie 3 dni od sporządzenia aktu.
Jak będzie po wprowadzeniu elektronicznego postępowania wieczystoksięgowego?
Na skutek wprowadzenia zmian w dotychczasowej treści art. 92 par. 4 Prawo o Notariacie, notariusz sporządzając akt notarialny wymagający złożenia wniosku o dokonanie wpisu w księdze wieczystej , nie będzie już tego wniosku zamieszczał w sporządzanym akcie, lecz będzie zobowiązany do tego, aby niezwłocznie po dokonaniu czynności notarialnej, nie później niż w dniu sporządzenia aktu notarialnego, złożyć wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu informatycznego. Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe będzie uważane za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej.
Złożenie wnioski w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym
Złożenie wniosku w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym następować będzie poprzez system teleinformatyczny, w którym notariusze będą obowiązkowo posiadać konta użytkownika. Założenie takiego konta wymagać będzie posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem. System będzie tak skonstruowany, aby na etapie zakładania oraz korzystania z konta zapewnić nie tylko możliwość weryfikacji podmiotu zamierzającego złożyć wniosek w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym, ale również możliwość kontroli posiadanych uprawnień zawodowych, które warunkują występowanie w tym postępowaniu.
Wniosek za pomocą którego składany będzie wniosek o wpis w księdze wieczystej, inicjujący elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe będzie mieć postać interaktywnego formularza zawierającego informacje:
- numer księgi wieczystej (ksiąg wieczystych), w której ma być dokonany wpis
- podmiot składający wniosek
- uczestnicy postępowania
- podstawa wpisu, opisująca żądanie wniosku
- dział (działy), w którym ma być umieszczona wzmianka o wniosku
- dokumenty, które będą dołączone do wniosku
- wysokość opłaty od wniosku
Wniosek ma być podpisywany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.
Opłata za wniosek złożony w postępowaniu elektronicznym
Wniosek inicjujący elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe, składany przez notariusza, będzie opłacany tak jak dotychczas. Notariusz pobierze od wnioskodawcy opłatę od składanego wniosku oraz wskaże we wniosku o wpis do księgi wieczystej wysokość pobranej opłaty sądowej. Pobraną opłatę sądową notariusz przekaże właściwemu sądowi rejonowemu.
Potwierdzenie złożenia wniosku
Wniosek składany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie automatycznie weryfikowany przez system pod względem istnienia księgi wieczystej wskazanej we wniosku oraz kompletności wymaganych danych. Wniosek pozytywnie zweryfikowany, uważany będzie za złożony. O fakcie złożenia wniosku inicjujący postępowanie notariusz będzie powiadamiany poprzez przesłanie przez jego konto użytkownika potwierdzenia złożenia wniosku oraz potwierdzenia zamieszczenia wzmianki w księdze wieczystej. Wniosek, który nie zostanie pozytywnie zweryfikowany, uważany będzie za niezłożony, o czym składający wniosek również zostanie poinformowany.
Wniosek o dokonanie wpisu lub wniosek o założenie księgi wieczystej, skutecznie złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, będzie podlegał wydrukowaniu i dołączeniu do akt księgi wieczystej, które na razie nadal będą prowadzone w sposób tradycyjny.
Dokumenty stanowiące podstawę wpisu
Na podstawie znowelizowanego art. 626 par. 2 KPC, do wniosku o dokonanie wpisu składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego notariusz dołączy dokumenty stanowiące podstawę wpisu do księgi wieczystej, jeżeli zostały sporządzone w postaci elektronicznej. Natomiast dokumenty nieporządzone w formie elektronicznej należy przekazać sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku o wpis. Wniosek o wpis będzie zatem do tego czasu oczekiwał na dołączenie wymaganych dokumentów. Jako wyjątek, dopuszczono możliwość dołączenia dokumentów, które już pierwotnie sporządzono w wersji elektronicznej. Projektowane regulacje upoważniają notariuszy do elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu dokumentu z okazanym oryginałem, dokonywanego przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Chwila wpływu wniosku
Z problematyką składaniu wniosku w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym wiąże się bardzo istotna kwestia ustalenia chwili jego wniesienia, która ma decydujące znaczenie dla określenia pierwszeństwa praw ujawnionych w księdze wieczystej. Chwilą wpływu wniosku o wpis złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest godzina, minuta i sekunda zamieszczenia wniosku w systemie, a nie tylko godzina i minuta, jak ma to miejsce w przypadku wniosków wpływających do sądu „tradycyjnie”. Dzięki takiej dokładności można przyjąć, że w przypadku wniosków elektronicznych nie dojdzie do sytuacji, w której więcej niż jeden wniosek wpłynie w tej samej chwili, gdyż wymagałoby do zbieżności co do sekundy.
Bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami
Z procedurą składania wniosku w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym związana jest jeszcze jedna ważna kwestia dotycząca instytucji wzmianki w księdze wieczystej, która poprzez wyłączenie zasady rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych, umożliwia ochronę praw związanych z nieruchomością , lecz nieujawnionych jeszcze w księdze wieczystej. Celem rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych jest ochrona bezpieczeństwa obrotu prawnego nieruchomościami poprzez przyjęcie przewagi stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej nad rzeczywistym stanem prawnym. Należy jednak pamiętać, ze księgi wieczyste nie są instytucją doskonałą, zapewniającą zawsze pewne i pełne źródło informacji o stanie prawnym nieruchomości. Jest to przede wszystkim skutkiem tego, że ustawodawca polski nie wprowadził zasady konstytutywnego wpisu, jako koniecznego do nabycia własności nieruchomości i innych praw rzeczowych. Prawie cały obrót prawami związanymi z nieruchomościami odbywa się zatem pozaksięgowo, co prowadzi często do czasowej niezgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym. Z tego względu niezbędne są wszelkie środki prawne umożliwiające zabezpieczenie nabytych praw do nieruchomości zanim zostaną one ujawnione w księdze wieczystej w formie wpisu. Funkcję taką spełnia instytucja wzmianki w księdze wieczystej, która stanowi swoiste ostrzeżenie, że treść księgi wieczystej może być już nieaktualna lub w najbliższym czasie ulegnie zmianie. Z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami bardzo ważne jest, aby wzmianka o wniosku należycie spełniała swoją funkcję ostrzegawczą. Jednak jej dotychczasowa zawartość wydaje się niewystarczająca z punktu widzenia informacyjnego, a tym samym ostrzegawczego. Wzmianka o wniosku składa się bowiem jedynie z numeru wniosku, który nie dostarcza żadnych właściwie informacji osobie przeglądającej księgę wieczystą. Informacje o tym, co kryje się za daną wzmianką można uzyskać jedynie w sądzie. Dlatego też, w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym rozszerzono treść wzmianki w ten sposób, że będzie ona zawierać również rozwinięcie żądania w sposób umożliwiający odbiorcy treści samej wzmianki zorientowanie się w charakterze wzmianki i jej znaczeniu dla wyłączenia rękojmi wiary publicznej księgi wieczystej. Dla bezpieczeństwa obrotu istotne wydaje się nie tylko rozszerzenie zawartości wzmianki, ale przyjęta w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym koncepcja jej automatycznego umieszczania z chwilą zamieszczenia wniosku w systemie. Takie ujęcie najpełniej uzasadnia przesłankę niezwłoczności wymaganą przy dokonywaniu wzmianki.
Na koniec warto zauważyć, że wzmocnienie bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami wiąże się również z nałożeniem na notariuszy obowiązku niezwłocznego składania wniosku inicjującego postępowanie wieczystoksięgowe. Wprowadzony przez ustawodawcę wymóg niezwłoczności wymaga złożenia wniosku w jak najkrótszym czasie licząc od momentu dokonania czynności, ale nie później niż w dniu sporządzenia aktu. Rozwiązanie takie pozwoli na skrócenie czasu pomiędzy chwilą dokonania czynności notarialnej a umieszczeniem o tym wzmianki.
Źródło:
Dz.U. z 2015 r. poz. 218 – http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150000218
Monitor Prawniczy 14/2015 – Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe