Problemy z uzyskaniem wypisu aktu notarialnego
Propozycja zmiany prawa o notariacie (2018)
Resort Ministerstwa Sprawiedliwości pracuje nad nowelizacją prawa o notariacie. W myśl proponowanych zmian ciężar archiwizowania i przechowywania aktów notarialnych ma być przeniesiony na notariuszy. Proponowane zmiany są szeroko krytykowane przede wszystkim ze względu na fakt, że spowoduje to duże utrudnienia dla klientów w pozyskaniu odpisu aktu notarialnego. Często będzie tak, że klienci, aby uzyskać odpis będą musieli pokonać znaczne odległości, czasami kilka razy.
Na czym ma polegać zmiana?
Ministerstwo proponuje, aby dokumentacja notarialna, starsza niż 10 lat, trafiła do izb notarialnych. Izby notarialne mają stworzyć archiwa, w których będą przechowywane przez 10 lat wszystkie akty notarialne sporządzane przez notariuszy. Po tym okresie, dokumentacja ma trafiać do właściwego archiwum państwowego. W myśl tych przepisów wypisy, wyciągi i odpisy dokumentów notarialnych przekazanych izbie notarialnej będą sporządzać i wydawać tylko wyznaczeni notariusze. Krajowa Rada Notarialna ma kontrolować prawidłowość wykonania tego obowiązku przez notariuszy.
Problemy głównie dla klientów
Propozycja zgłoszona przez ministerstwo dotknie głównie klientów kancelarii notarialnych. Aby uzyskać wypis aktu notarialnego, trzeba będzie jechać nawet 200 km. Projekt zakłada zmniejszenie liczby archiwów z 348, bo tyle jest sądów rejonowych, do 11 prowadzonych przez izby notarialne i 43 archiwów państwowych, do których będą trafiać dokumenty po dziesięciu latach.
Przykładowo osoba mieszkająca w Olsztynie będzie musiała po wypis jechać aż do Białegostoku, bo tam ma siedzibę właściwa Izba Notarialna. Klient pokona tę drogę jeden raz pod warunkiem, że będzie znał datę sporządzenia swojego aktu notarialnego lub numer repetytorium.
Problemy organizacyjne
Przeniesienie istniejącej już dokumentacji notarialnej do nowych archiwów przy izbach stwarza duże problemy organizacyjne. W ciągu ostatnich 25 lat notariusze sporządzili ponad 35 milionów aktów notarialnych. Na obecną chwilę nikt nie jest w stanie udzielić odpowiedzi jak dokumenty te zostaną przeniesione i ile czasu to zajmie. Sytuacja wyglądałaby zupełnie inaczej gdybyśmy mieli do czynienia z dokumentacją w formie elektronicznej. Niestety proces digitalizacji starych aktów notarialnych nie został jeszcze zakończony.